Cómo calcular el impacto de invertir en tecnología para SAC

Posted by Ella Ijaz on 19/12/2018 01:04:00 PM

Cuando tienes que invertir en tecnología, o específicamente software, es lógico querer determinar su rentabilidad potencial antes de gastar dinero y tiempo en su implementación.

La rentabilidad de inversión en tecnología

Puede ser difícil identificar los costos y beneficios asociados de invertir en tecnología, sobretodo calcular sus valores cuando son intangibles. Sin embargo, hay varias cosas que se pueden tener en mente cuando se está considerando, como ideas de lo que podría ser cuando se tenga implementada.

Primeramente, solemos medir el impacto de software como el rendimiento sobre la inversión. Es decir, la ganancia neta como una proporción del costo de la inversión.

¿Qué puede formar parte de esta ganancia cuando hablamos de un software para servicio al cliente?

La mayor parte de lo que ganarás con la inversión es un aumento en eficiencia. A su vez, esto libera a tus ejecutivos para que puedan realizar otras tareas. El aumento de trabajo o de capacidad formarán la base del impacto positivo.

También se puede incluir lo que dejas de gastar como parte de los beneficios. Es decir, lo que no gastas por dejar de usar tu software antiguo o los costos extras debido a las ineficiencias asociadas a un sistema de trabajo sin software.

Por ejemplo, hacer tareas de manera manual gasta mucho tiempo o produce errores que también impactan en los costos incurridos por tu empresa. Los errores cometidos por tu empresa pueden también afectar al producto o servicio que ofreces, resultando en bajas de las ventas o insatisfacción de los clientes.

Tienes que identificar los efectos específicos a tu empresa y tus clientes. Ten en cuenta que los efectos positivos podrían demorar tiempo mientras que se integran en el flujo de trabajo.

¿Y cuáles pueden ser los costos?

Los costos te ayudan a calcular la ganancia neta y puedes incluir cualquier impacto negativo posible. Los costos obvios incluyen la instalación inicial y la mantención posterior, como puede ser una suscripción o el apoyo del proveedor del software.

Cuando tiene que ver con empleados hay costos asociados con educarlos, tanto antes de la implementación como después, y así poder asegurar un cambio exitoso. Sin esta formación no es posible aprovechar al máximo la instalación y aumentar los ingresos, aunque se invierta aún más en otros aspectos.

También hay costos de oportunidad por el tiempo dedicado a la educación de los empleados (además de los gastos directos de la formación), como la reducción del trabajo realizado por ellos. Otro costo a considerar es el tiempo de instalación por el departamento de TI, minando otros proyectos que podrían estar ejecutando.

Además, tienes que tener en cuenta el período de ajuste mientras la empresa se está acostumbrando al software, ya que va a haber menos productividad. Quizás habrá ineficacia inicial por un trabajo más lento, lo que es inevitable y debería ser lo esperado. No es necesariamente una cosa mala, sino que es parte del proceso de mejoras. Aún así representa un costo a tu empresa y debe ser reconocido.

Finalmente, existe la posibilidad de una reducción de funcionalidad del software. Una correcta elección puede hacer esto algo menos probable, pero igual tienes que considerar ciertas ineficacias causadas por esto.

Otros desafíos a considerar

Puede ser difícil identificar y, consecuentemente, cuantificar los impactos que un software tenga en tu empresa. Hay que tener en cuenta las variaciones de los posibles resultados, además de considerar las diferencias entre el corto plazo y largo plazo.

Recuerda que hay una posibilidad de descubrir nuevos costos imprevistos y por eso la rentabilidad podría variar. Calcula el efecto posible, pero deja un margen para los costos inesperados a tu empresa.

Para costos que no sean obvios de estimar, recomendamos que identifiques las tareas que podrían ser impactadas y ahí buscar impactos que sean más fácil de medir. Por ejemplo, al comienzo sea difícil cuantificar el impacto del tiempo necesario para realizar las nuevas tareas, pero puede ser fácil estimar el efecto en productividad en aquellas actividades a las cuales empiezan a disponer de menos tiempo para dedicarles.

La idea es identificar el costo, en este caso la ralentización de una tarea, y poder cuantificarlo con unidad realista. En este caso la ralentización de la tarea no tiene un costo directo, pero si reduce el rendimiento de otra tarea rentable, y por eso sí hay un costo de oportunidad asociado.

 

Al fin y al cabo, siempre es importante recordar que cada empresa es diferente y por eso el impacto de una inversión en software no es igual en todos los casos. Al tener esto en mente, es posible estar preparado para todos los resultados posibles.

Para poder estar más preparado ante un cambio de software en tu empresa, te recomendamos leer sobre los pasos de implementar una nueva tecnología, y así estar preparado para realizarlo con éxito.

 

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